Oznámenie o ochrane osobných údajov

Ochrana osobných údajov našich klientov a iných fyzických osôb je pre nás dôležitá. Tieto podmienky vysvetľujú, akým spôsobom spracúvame osobné údaje pri poskytovaní poradenských, konzultačných a iných služieb a pri prevádzke našej webovej stránky.

Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „Nariadenie“), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“) a ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré sa na našu činnosť vzťahujú.

Spoločnosť ASTELLAR ADVISORY s. r. o., so sídlom Gunduličova 4, 811 05 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 35 880 554, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č.: 31174/B, telefonický kontakt: +421 914 334 300, e-mailový kontakt: blanar@astellaradvisory.com (ďalej len „Prevádzkovateľ“) týmto v súlade s článkami 13 a 14 Nariadenia poskytuje dotknutým osobám základné informácie o podmienkach spracúvania ich osobných údajov:

I. Prečo spracúvame osobné údaje?

Spracúvanie osobných údajov je z našej strany nevyhnutné najmä preto, aby sme mohli:

poskytovať našim klientom poradenské, konzultačné a iné služby,
uzatvárať a plniť zmluvné vzťahy a komunikovať s klientmi, záujemcami o služby a zmluvnými partnermi,
plniť zákonné a zmluvné povinnosti,
realizovať výberové konania na obsadenie pracovných pozícií a
chrániť oprávnené záujmy nás, našich klientov a iných osôb.

II. Na aké účely a na základe akých právnych základov spracúvame osobné údaje?

A. Poskytovanie poradenských a konzultačných služieb

Právny základ: Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, ak je dotknutá osoba zmluvnou stranou, a oprávnený záujem Prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia na riadnom poskytovaní služieb a plnení zmluvných vzťahov, ak spracúvame údaje kontaktných osôb, zástupcov klientov alebo iných osôb súvisiacich s poskytovanou službou.

Kategórie dotknutých osôb: Klienti, záujemcovia o služby, členovia štatutárnych orgánov klientov, zamestnanci klientov, osoby poverené klientom a iné dotknuté osoby, ktorých osobné údaje je potrebné spracúvať v súvislosti s poskytovaním služieb.

Doba uchovávania osobných údajov: Počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas doby potrebnej na ochranu a uplatňovanie právnych nárokov Prevádzkovateľa alebo klienta, prípadne počas dlhšej doby, ak jej uchovávanie vyžaduje príslušný právny predpis alebo prebiehajúce konanie.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: identifikačné údaje, kontaktné údaje, údaje súvisiace so zmluvným vzťahom a iné údaje nevyhnutné na dosiahnutie uvedeného účelu spracúvania.

B. Poskytovanie iných služieb podľa predmetu činnosti Prevádzkovateľa

Právny základ: Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia a oprávnený záujem Prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia na riadnom plnení zmluvných vzťahov a komunikácii so zmluvnými partnermi.

Kategórie dotknutých osôb: Klienti, záujemcovia o služby, členovia štatutárnych orgánov klientov a zmluvných partnerov, zamestnanci klientov a zmluvných partnerov, osoby nimi poverené a iné dotknuté osoby, ktorých osobné údaje je potrebné spracúvať na dosiahnutie uvedeného účelu.

Doba uchovávania osobných údajov: Počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas doby potrebnej na ochranu a uplatňovanie právnych nárokov, prípadne počas dlhšej doby, ak jej uchovávanie vyžaduje príslušný právny predpis.

C. Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi

Právny základ: Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, najmä podľa právnych predpisov v oblasti účtovníctva, daní, obchodnoprávnych vzťahov, ochrany osobných údajov a ďalších právnych predpisov, ktoré sa na Prevádzkovateľa vzťahujú.

D. Vedenie evidencie uchádzačov o zamestnanie

Právny základ: Plnenie zmluvy, resp. vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia.

Kategórie dotknutých osôb: Uchádzači o zamestnanie.

Doba uchovávania osobných údajov: 1 mesiac po skončení výberového procesu na obsadenie konkrétneho pracovného miesta.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: identifikačné a kontaktné údaje, údaje o pracovných skúsenostiach, údaje o dosiahnutom vzdelaní alebo kvalifikácii, údaje o záľubách a voľnočasových aktivitách a iné údaje nachádzajúce sa v životopise, motivačnom alebo odporúčacom liste.

E. Vedenie evidencie zmluvných partnerov, ktorí sú fyzickými osobami

Právny základ: Plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (zmluvy a predzmluvné vzťahy).

Kategórie dotknutých osôb: Zmluvní partneri, ktorí sú fyzickými osobami.

Doba uchovávania osobných údajov: Počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas príslušných premlčacích lehôt. Údaje, ktoré sú súčasťou účtovnej dokumentácie, sa uchovávajú počas doby ustanovenej príslušnými právnymi predpismi.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: identifikačné a kontaktné údaje, bankové spojenie a iné údaje nevyhnutné na dosiahnutie uvedeného účelu spracúvania.

F. Vedenie evidencie členov štatutárnych orgánov zmluvných partnerov, zamestnancov zmluvných partnerov a osôb poverených zmluvným partnerom

Právny základ: Oprávnený záujem Prevádzkovateľa na zabezpečení riadnej komunikácie a plnenia zmluvných vzťahov so zmluvnými partnermi podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.

Kategórie dotknutých osôb: Členovia štatutárnych orgánov zmluvných partnerov, zamestnanci zmluvných partnerov a osoby poverené zmluvným partnerom.

Doba uchovávania osobných údajov: Počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas doby potrebnej na ochranu a uplatňovanie právnych nárokov Prevádzkovateľa.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: identifikačné a kontaktné údaje a iné údaje nevyhnutné na dosiahnutie uvedeného účelu spracúvania.

G. Vedenie účtovnej agendy

Právny základ: Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, najmä podľa:

zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,
zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,
zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, ak je relevantný,
zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znení neskorších predpisov, ak je relevantný.

Kategórie dotknutých osôb: Zmluvní partneri, ktorí sú fyzickými osobami, členovia štatutárnych orgánov zmluvných partnerov, zamestnanci zmluvných partnerov, osoby poverené zmluvným partnerom, klienti, zákazníci a zamestnanci.

Doba uchovávania osobných údajov: Počas lehôt ustanovených príslušnými právnymi predpismi; účtovná dokumentácia sa v zákonom ustanovenom rozsahu uchováva spravidla desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: identifikačné a kontaktné údaje, bankové spojenie, údaje uvedené na účtovných a daňových dokladoch a iné údaje nevyhnutné na dosiahnutie uvedeného účelu spracúvania.

H. Prezentácia Prevádzkovateľa na webovej stránke

Právny základ: Oprávnený záujem Prevádzkovateľa na zabezpečení riadneho, bezpečného a stabilného fungovania webovej stránky podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.

Kategórie dotknutých osôb: Fyzické osoby, ktoré navštívili webovú stránku Prevádzkovateľa.

Doba uchovávania osobných údajov: 2 roky odo dňa získania údajov.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: IP adresa, názov domény, verzia prehliadača a operačného systému, prevádzkové a technické údaje a webové protokoly.

I. Správa registratúry

Právny základ: Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, najmä podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Doba uchovávania osobných údajov: Počas lehôt uloženia určených podľa povahy príslušného registratúrneho záznamu, interných pravidiel Prevádzkovateľa a príslušných právnych predpisov.

Kategórie osobných údajov: Bežné osobné údaje: identifikačné údaje, kontaktné údaje a iné údaje nevyhnutné na dosiahnutie uvedeného účelu spracúvania.

III. Komu sprístupňujeme Vaše osobné údaje?

Osobné údaje našich klientov a iných fyzických osôb sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a osobám, ktoré ich potrebujú na plnenie svojich úloh alebo poskytovanie služieb Prevádzkovateľovi. Ide najmä o našich zamestnancov a spolupracovníkov, externých poradcov a dodávateľov, účtovných a daňových poradcov, poskytovateľov IT, softvérového vybavenia, hostingu a technickej podpory, prípadne ďalších sprostredkovateľov a zmluvných partnerov. Tieto osoby sú povinné zachovávať dôvernosť údajov a spracúvať ich len v rozsahu potrebnom na príslušný účel.

Vaše osobné údaje môžeme sprístupniť aj daňovému úradu, príslušnému súdu, orgánom činným v trestnom konaní a ďalším príslušným orgánom verejnej moci, ak nám takúto povinnosť ukladá právny predpis alebo ak je to nevyhnutné na uplatnenie, preukazovanie alebo obhajovanie našich právnych nárokov.

IV. Do ktorých krajín prenášame Vaše osobné údaje?

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov nedochádza k prenosu týchto osobných údajov do tretích krajín v zmysle článku 44 Nariadenia ani k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania v zmysle článku 22 Nariadenia.

V. Aké sú základné predpoklady pri stanovení doby uchovávania Vašich osobných údajov?

Vaše osobné údaje uchovávame vždy v súlade so zásadou minimalizácie uchovávania. To znamená, že osobné údaje spracúvame len počas doby, počas ktorej je ich spracúvanie nevyhnutné na príslušný účel. Po uplynutí tejto doby osobné údaje vymazávame alebo anonymizujeme, ak príslušné právne predpisy neustanovujú alebo neodôvodňujú ich ďalšie uchovávanie.

Pri určovaní konkrétnej doby uchovávania prihliadame najmä na trvanie zmluvného alebo iného vzťahu, zákonné lehoty uchovávania dokumentácie, príslušné premlčacie lehoty a potrebu preukazovať, uplatňovať alebo obhajovať právne nároky. Ak je osobný údaj obsiahnutý vo viacerých dokumentoch alebo informačných systémoch s rozdielnymi lehotami uchovávania, môže byť uchovávaný počas najdlhšej z uplatniteľných lehôt.

Účtovnú dokumentáciu uchovávame počas lehôt ustanovených zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a súvisiacimi predpismi. Údaje uchovávané v rámci registratúry uchovávame podľa lehôt uloženia určených pre príslušný druh registratúrneho záznamu. Údaje uchádzačov o zamestnanie a technické údaje z webovej stránky uchovávame počas lehôt uvedených v článku II týchto podmienok.

VI. Ako získavame Vaše osobné údaje?

Ak ste náš klient, záujemca o služby alebo zmluvný partner, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. Poskytnutie osobných údajov môže byť v závislosti od účelu spracúvania dobrovoľné, zmluvnou požiadavkou alebo zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie údajov, ktoré sú potrebné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy alebo na splnenie zákonnej povinnosti, môže viesť k tomu, že príslušnú službu alebo zmluvný vzťah nebude možné realizovať.

Osobné údaje môžeme získavať aj od našich klientov a zmluvných partnerov, od nimi poverených osôb, z verejne dostupných zdrojov a registrov alebo od orgánov verejnej moci, ak je to potrebné na príslušný účel spracúvania a existuje na to právny základ. Ak osobné údaje nezískame priamo od Vás, informačnú povinnosť voči Vám plníme v rozsahu a za podmienok ustanovených článkom 14 Nariadenia.

VII. Aké práva máte ako dotknutá osoba?

Jednotlivé práva dotknutej osoby sa uplatňujú v rozsahu a za podmienok ustanovených Nariadením. Ako dotknutá osoba máte najmä tieto práva:

Právo na prístup k údajom – Dotknuté osoby majú podľa článku 15 Nariadenia právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú ich osobné údaje, a ak tomu tak je, majú právo na prístup k týmto údajom, na informácie o tom, ako sa ich osobné údaje spracúvajú, ako aj na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má Prevádzkovateľ k dispozícii.
Právo na opravu – Prevádzkovateľ prijíma primerané opatrenia na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti osobných údajov dotknutých osôb, ktoré má k dispozícii. Dotknuté osoby majú podľa článku 16 Nariadenia právo, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil alebo doplnil osobné údaje, ktoré sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne.
Právo na výmaz (právo „na zabudnutie“) – Dotknuté osoby majú podľa článku 17 Nariadenia za podmienok v ňom uvedených právo požiadať Prevádzkovateľa o vymazanie ich osobných údajov.
Právo na obmedzenie spracúvania – Dotknuté osoby majú podľa článku 18 Nariadenia za podmienok v ňom uvedených právo požiadať Prevádzkovateľa, aby obmedzil spracúvanie ich osobných údajov.
Právo na prenosnosť údajov – Dotknuté osoby majú podľa článku 20 Nariadenia za podmienok v ňom uvedených právo získať osobné údaje, ktoré sa ich týkajú a ktoré poskytli Prevádzkovateľovi, a právo na prenos týchto údajov ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby im v takomto prenose Prevádzkovateľ bránil.
Právo namietať – Dotknuté osoby majú podľa článku 21 Nariadenia za podmienok v ňom uvedených právo namietať proti spracúvaniu ich osobných údajov Prevádzkovateľom, najmä ak je spracúvanie založené na oprávnenom záujme podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.
Právo podať sťažnosť dozornému orgánu – V prípade podozrenia z neoprávneného spracúvania osobných údajov majú dotknuté osoby v zmysle článku 77 Nariadenia právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, Slovenská republika; tel.: +421 2 32 31 32 14; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

VIII. Spracúvanie súborov cookies

Cookies sú malé textové súbory, ktoré môžu zlepšovať používanie webovej stránky napríklad tým, že umožňujú rozpoznať predchádzajúcich návštevníkov pri prihlasovaní do používateľského prostredia, zapamätať si voľbu návštevníka pri otváraní nového okna alebo merať návštevnosť webovej stránky či spôsob jej využívania s cieľom zlepšovať používateľskú skúsenosť. Na našej webovej stránke však súbory cookies nespracúvame.

IX. Zmeny podmienok ochrany súkromia

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade podstatnej zmeny týchto podmienok Vám zmenu dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na tejto webovej stránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom e-mailu.

← Späť na úvodnú stránku